在日常工作中，我們經常會寫各種各樣的通知、報告或宣傳軟文，搞得我們頭瞬間大了。但是工作報告必須要寫的工作進行全面的檢查、評價及明年工作的規劃，也就是看看今年取得了哪些成績，存在哪些缺點和不足，哪方面還有需要改進和提高的，再展望明年的工作重點。做過一件事，總會有經驗教育，為了方便日后的工作，需要將成功和失敗的原因拿出來進行分析研究，并上升到理論的高度認識。
報告寫完了，上級看后眉頭皺的厲害，與上級想要的方向差太遠;或者通知下發了，那究竟該如何寫報告或軟文，下面讓我們一起來交流下。
一、郵件或通知類
郵件或各類通知是我們最常見的公文，可能每天都要收到或發送。那該類公文應如何寫作?
首先我們要明確主題。通常情況下，通知只應包含一個主題。若主題過多，內容繁瑣，可能造成受眾抓不住主要內容，或者缺乏認真閱讀耐心。其次，內容簡練，簡明扼要。節省時間。若為會議類，則應包含會議主題(議題)、會議時間、地點、參會人等主要信息。再次，重要通知，如會議、時間、地點等應提醒。最后，清楚表達關鍵信息，重要信息突出顯示。
二、報告寫作
第一步理清思路。(通常構思過程與初稿搭建同步)一是明確寫作目的，即為什么要寫這個報告或文章。如解釋市場走勢、傳達會議精神、公布消息、要求行動等。說明……影響……傳達……要求……通知……
二是主題明確——立論點。界定寫作范圍，即確定主題的廣度與深度。在這一過充中，需要進行思路規整，思路現象，理清自己的主題與基本思路(可使用聯想法或思維導圖法)。
三是受眾——寫給誰看的，以受眾或讀者為中心。在某些銷售培訓中有：見人說人話，見鬼說鬼話，而在報告寫作中，也需要考慮報告是給誰看的，根據報告受眾起題。如公司對政府類調研，在突出成績的同時，強調面臨的困難為主;內部行業調研報告，則需在全面分析現狀基礎上，認清苦難，尋找機會。
游說矩陣：分析總體寫作成果的工具——評估寫作任務。一是謀篇布局策略。(提問法、列傳統式提綱(通常三級標題)、頭腦風暴式提綱(團隊集體寫作，如為了……))二是收據素材，支撐主題。
方法：一自由撰寫;二是拆分寫作，對每部分進行單獨寫作后合并;三是依據大綱與主題，根據大綱填充。段落總分形式。一句話概括、提煉出段落主旨(可加粗)，后展開。巧性排列。使用連詞或排比詞等。如首選，其次，最后;比較與對比;
文章修改完善。
文章初稿形成后，應進行通讀。一看是否有段落錯誤、用詞錯誤或遺漏;二看文章是否通順;三看細節是否合適，并對初稿內容，尤其是細節進行調整完善。同時，在文章修改完善中，應主要用詞與語氣。切忌使用過多晦澀專業語言用詞。報告結尾應回歸重申主旨。文章寫作沒有捷徑，只有多寫、多練才能寫好。
三、推廣軟文寫作技巧
1、提煉宣傳主旨，軟文緊扣宣傳點。以宣傳軟文為例，宣傳軟文應始終往企業想宣傳的點上靠，主要是質量、文化、口號或戰略方面，注重從而喚起客戶感受并引起回憶(感同身受)
2、二是擬定有吸引力的題目。擬定一個有吸引力的標題，不僅更更好地表達內容主題，更能讓微平臺內容表現出心意。偷梁換柱、諧音互換、夸張法、借力法、發問法等方法。
3、三是圖文并茂，形象化展示(視覺沖擊)。通常通過配圖、重要信息加粗等方式展示、突出關鍵信息。
4、四是軟文結構布局與排版。通常布局為總—分—分—總。
5、五是精煉。宣傳軟文要考慮受眾閱讀習慣與注意力，通常不宜過長，通常字數在500-1200字左右即可。
6、六是點題。軟文結尾時，應進行點題回扣主旨。
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